Nuevos Procesos al implementar la Factura Electrónica

Luego de visitar a empresas de diferentes industrias, podemos concluir que existe incertidumbre y cierto desconocimiento sobre las obligaciones y las modificaciones a los procesos de la empresa que se deberán adoptar como consecuencia de la implantación de la facturación electrónica.

En esta entrada intentaremos entregar información sobre los cambios en los procesos existentes que las empresas deberán enfrentar al momento de convertirse en emisores de documentos tributarios electrónicos. Con un poco de información y el software adecuado estos no representarán un problema para su empresa, y los beneficios de la facturación electrónica serán más evidentes.

Obtención de certificados digitales

Para obtener los certificados o firma digital basta realizar una compra en línea. Luego de efectuado el pago, el proveedor realizará una comprobación de autenticidad.

Lo más importante es comprender que cada empresa autoriza a personas naturales a emitir documentos tributarios electrónicos.

Para iniciar el proceso de inscripción para la facturación electrónica debe comprar un certificado digital del representante legal. Es importante que este certificado sólo sea usado por quien representa a la empresa, ya que en el caso de que otra persona tuviera acceso a esta firma digital, podría realizar procedimientos tributarios en el portal de SII.

Para emitir documentos, debe comprar un certificado digital para cada persona autorizada a emitir facturas en su empresa; esto hará el proceso de emisión más seguro y de acuerdo a la ley.

Una vez descargado e instalado el certificado digital en su computador, Pacioli tendrá acceso a él automáticamente.

Obtención de Folios (timbraje electrónico)

Para esta nueva modalidad, las empresas no deberán dirigirse a timbrar físicamente los documentos, dado que esto es reemplazado por el timbraje electrónico.

La asignación de folios (solicitud de folio) autorizados para descargar desde SII a través del menú Factura Electrónica > Sistema de Facturación de Mercado > Timbraje Electrónico (*) > Solicitar timbraje electrónico.

La cantidad de Documentos tributarios electrónicos que puede emitir cada empresa se define en función de una fórmula en que intervienen variables como el consumo anual de folios, la disponibilidad actual, la cantidad de folios anulados, el tamaño de la empresa, y el comportamiento tributario del contribuyente. En caso de ser un nuevo emisor electrónico el sistema  del SII otorga folios por defecto, en función del segmento al cual pertenece el contribuyente, siendo clasificados como grandes empresas, medianas empresas, pequeñas empresas, o micro empresas.

Pacioli administra los folios automáticamente. Una vez descargado el archivo de folios, se debe cargar en Pacioli siguiendo estas simples instrucciones.

Nuevos Contribuyentes

En el caso de contribuyentes nuevos, al efectuar su primer timbraje, la aplicación ofrecerá una cantidad de folios por defecto, el archivo de folios se puede descargar en una sola oportunidad, por lo tanto, no es posible parcializar en varios timbrajes. Esto implica que si descarga un valor inferior a lo ofrecido por el sistema no podrá obtener en el siguiente timbraje la diferencia, ya que en el próximo timbraje el contribuyente ya no es considerado un nuevo contribuyente, y como tiene folios disponibles para ser utilizados, deberá hacer uso de estos para alimentar el sistema. Posteriormente el sistema entregará folios sólo en caso que el contribuyente haga uso de los folios autorizados previamente a través de la emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) o la anulación de folios; condicionado a su comportamiento tributario. Esta etapa se materializa por la entrega del Código de Autorización de Folios.

Envío de DTEs

Para empezar, todo documento tributario electrónico que se genere con folio asignado debe ser enviado al servicio de Impuestos Internos vía Internet, previo al transporte de las mercaderías, al envío del documento al receptor electrónico o a la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico.

Los receptores podrán consultar la validez de un documento y su contenido a través del portal de SII y el software o solución que utilice. Con respecto a la consulta de contribuyentes autorizados esta solo se realizará a través de SII.

Pacioli gestiona el envío de documentos de manera automática y simple: Crear una Factura.

Recepción de DTEs

Aceptación comercial de DTE. La forma de recibir los DTEs dependerá de si quién los recibe es un emisor electrónico o no, en el caso que el receptor sea un emisor electrónico, estará obligado a ser receptor electrónico, el documento electrónico recibido le servirá como respaldo de la operación realizada en la contabilidad que deba mantener y las facturas que reciba en papel deberá ingresarlas al sistema al momento de generar los libros de compra y de venta electrónicos. Además es de responsabilidad de cada contribuyente rechazar un documento tributario electrónico recibido cuando:

  1. tenga errores en la confección del archivo electrónico que hacen imposible su lectura o el análisis de la información contenida;
  2. no se contenga en el archivo el tipo de que se trata, y su folio, el RUT emisor, el RUT receptor, la fecha de emisión, el monto total, el timbre electrónico y la firma electrónica;
  3. la firma electrónica sea inválida;
  4. la transacción sea inexistente; y
  5. haya error en el RUT emisor y/o error en el rut receptor.

Entre el emisor y el receptor puede haber acordada cualquier otra condición de rechazo. En el caso que el documento tributario electrónico sea rechazado por el receptor, no tendrá la obligación de registrarlo en los libros de compras y ventas ni de incorporarlo a sus registros contables. La aceptación comercial del DTE depende de un acuse de recibo.

Generación de Libros de Compra y Venta

Como parte de las obligaciones de un emisor de documento, la generación de la Información Electrónica de Compras y Ventas es usualmente la que presenta mayores inconvenientes. Las tareas relacionadas con los libros de compra son las siguientes:

  • Ingresar todos los documentos recibidos: Las empresas que sigan recibiendo facturas electrónicas en papel, deberán realizar el ingreso de cada documento al sistema de facturación que tengan implementado, el sentido de realizar este acción se debe a que el libro de compras y ventas que se envía al SII debe contener la información total de los documentos mencionados.
  • Verificar Datos en Libro electrónico. Es tarea constante la que debe realizar el área contable de cada empresa, la verificación de los datos en el libro electrónico, ya sea con la modalidad de uso que defina cada empresa. Verificando e ingresando cada documento al recibirlo o que en una fecha establecida decidan ingresar todos los documentos del mes a la vez.
  • Enviar Libro electrónico mensual de compra y venta. El envío de libros mensuales por parte del contribuyente es un obligatoriedad que asumen todas las empresas que facturan de forma electrónica. Este libro se debe enviar los 20 primeros días del mes siguiente, junto a la declaración de IVA.

Pacioli permite importar libros de compra, y la interfaz de consulta, generación y envío de los libros es sorprendentemente sencilla.

 

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