Integración con FactuSOL – versión 2

Ya habíamos descrito anteriormente una manera de emitir documentos tributarios electrónicos desde FactuSOL; sin embargo, hemos decidido mejorar esta integración y ahora nuestro sistema puede emitir documentos desde FactuSOL de manera más simple y confiable, y ahora también puede emitir Guías de Despacho en adición a Facturas.

Para emitir documentos con FactuSOL:

  1. Descargue e Instale la Aplicación de Integración con FactuSOL (requiere una licencia válida de Pacioli)
  2. Abra FactuSOL y vaya a Guías de Despacho o Facturas.
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  3. Presione el botón “Emitir”
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  4. Seleccione la opción deseada (Documento seleccionado, Rango de Folios o Rango de Fechas), y seleccione en la lista de impresoras la opción PacioliFactuSOL y presione el botón “Imprimir”.
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  5. Aparecerá el cuadro de inicio de sesión de Pacioli. Ingrese sus datos y presione el botón “Iniciar sesión”.
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  6. A continuación el sistema le mostrará un listado con los documentos listos a emitir. Presione el botón “Emitir” para enviar al SII todas las facturas seleccionadas.
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  7. Si las facturas seleccionadas ya han sido enviadas anteriormente al SII, estas no serán enviadas nuevamente. Esto es muy útil para prevenir doble facturación. Si hay alguna factura que no ha sido enviada, aparecerá el asistente para la Generación de Documentos Electrónicos:
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  8. Al final del envío de los documentos, se refrescará la información de las facturas en el listado. Puede hacer doble click en cualquiera de ellas para imprimir el documento.
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  9. El documento impreso contiene una referencia al documento de FactuSOL.
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Emitir DTE con datos de FactuSOL

El programa FactuSOL es una aplicación gratuita española que permite generar facturas y otros documentos de venta, y que a pesar de estar diseñada para el mercado español, es muy usada en nuestro país por su gran cantidad de funcionalidades: inventarios, informes, seguimiento de ventas, etc.

Si usted emite sus facturas con FactuSOL, también podrá generar el documento electrónico descargando la aplicación de generación FacturaE con los siguientes pasos:

  1. Emitir la factura guardada como Facturae:
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  2. Ejecutar la aplicación de integración; ingresar la información del usuario, especificar el archivo Facturae a usar, y presionar “Emitir DTE”:
    app
  3. El documento DTE será emitido, enviado al Servicio de Impuestos Internos, y además generado como PDF.
    facturae

Puede descargar la aplicación de integración desde el siguiente link  (requiere que Pacioli Facturación esté instalado en su sistema):

 

Integración con Java

De la misma manera en que Pacioli es integrable con PHP, podemos hacer integración con Java. Este es un ejemplo de integración:

Puede obtener un proyecto de ejemplo desde nuestro Repositorio en Bitbucket.

Integración con PHP

Pacioli puede ser integrado con PHP a través de JSON, usando nuestro servidor Web API. Por ejemplo, usando HttpFul podemos crear y enviar una factura electrónica al SII con el siguiente código:

 

Nuevo funcionamiento Libros de Compras y Ventas

En nuestra última versión de Pacioli hicimos varios cambios en funcionalidad. Una de las mejoras más extensivas es en el manejo y generación de la información electrónica de compras y ventas (libros electrónicos) que son parte integral de la facturación electrónica.

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Una descripción más completa sobre este nuevo funcionamiento puede ser encontrado en la página de documentación de Pacioli:

Pacioli API

Pacioli API es un nuevo producto desarrollado por Monserrat Informática, el cual permitirá integrar Pacioli con una mayor variedad de sistemas facturadores que funcionen como servicio Web, ya sea desarrollado en PHP, .Net u otras tecnologías. Este servicio Web permite acceder a las funcionalidades básicas de facturación electrónica de Pacioli a través de un protocolo estándar y sencillo.

Hemos desarrollado esta API siguiendo la arquitectura REST lo que facilitará la integración para factuar electrónicamente a través de otros sistemas web. Por ejemplo para generar una factura solo se debe hacer una Web Request tipo POST enviando la información de la factura en formato JSON:

http://mihost/api/dte

 Consideraciones a la hora de implementar una integración

El Servicio de Impuestos Internos requiere que los siguientes requisitos sean cumplidos para ser autorizado como emisor de documentos tributarios electrónicos:

  • Autentificación usando Certificado Digital en el sitio del SII
  • Gestión de archivos de folios (CAF)
  • Envío de documentos con timbre digital en formato definido por el SII
  • Gestión de una casilla de intercambio entre contribuyentes con documentos de aceptación comercial y recibo de mercaderías
  • Generación mensual de libros de compras y ventas en formato digital

Todas estas funcionalidades están soportadas por nuestro software y pueden ser accedidas usando la interfaz de usuario. No obstante, es deseable en los sistemas integrados tener acceso transparente a una o más de estas funcionalidades, por lo que es necesario crear puntos de integración.

Tipos de Documentos

Los documentos electrónicos tienen códigos en el SII diferentes de sus contrapartes en papel. Los sistemas existentes deben adaptarse para almacenar tipos de documentos distintos de los habituales (Factura y Factura Electrónica son dos documentos distintos, que deben ser contabilizados por separado).

Nuevos Procesos al implementar la Factura Electrónica

Luego de visitar a empresas de diferentes industrias, podemos concluir que existe incertidumbre y cierto desconocimiento sobre las obligaciones y las modificaciones a los procesos de la empresa que se deberán adoptar como consecuencia de la implantación de la facturación electrónica.

En esta entrada intentaremos entregar información sobre los cambios en los procesos existentes que las empresas deberán enfrentar al momento de convertirse en emisores de documentos tributarios electrónicos. Con un poco de información y el software adecuado estos no representarán un problema para su empresa, y los beneficios de la facturación electrónica serán más evidentes.

Obtención de certificados digitales

Para obtener los certificados o firma digital basta realizar una compra en línea. Luego de efectuado el pago, el proveedor realizará una comprobación de autenticidad.

Lo más importante es comprender que cada empresa autoriza a personas naturales a emitir documentos tributarios electrónicos.

Para iniciar el proceso de inscripción para la facturación electrónica debe comprar un certificado digital del representante legal. Es importante que este certificado sólo sea usado por quien representa a la empresa, ya que en el caso de que otra persona tuviera acceso a esta firma digital, podría realizar procedimientos tributarios en el portal de SII.

Para emitir documentos, debe comprar un certificado digital para cada persona autorizada a emitir facturas en su empresa; esto hará el proceso de emisión más seguro y de acuerdo a la ley.

Una vez descargado e instalado el certificado digital en su computador, Pacioli tendrá acceso a él automáticamente.

Obtención de Folios (timbraje electrónico)

Para esta nueva modalidad, las empresas no deberán dirigirse a timbrar físicamente los documentos, dado que esto es reemplazado por el timbraje electrónico.

La asignación de folios (solicitud de folio) autorizados para descargar desde SII a través del menú Factura Electrónica > Sistema de Facturación de Mercado > Timbraje Electrónico (*) > Solicitar timbraje electrónico.

La cantidad de Documentos tributarios electrónicos que puede emitir cada empresa se define en función de una fórmula en que intervienen variables como el consumo anual de folios, la disponibilidad actual, la cantidad de folios anulados, el tamaño de la empresa, y el comportamiento tributario del contribuyente. En caso de ser un nuevo emisor electrónico el sistema  del SII otorga folios por defecto, en función del segmento al cual pertenece el contribuyente, siendo clasificados como grandes empresas, medianas empresas, pequeñas empresas, o micro empresas.

Pacioli administra los folios automáticamente. Una vez descargado el archivo de folios, se debe cargar en Pacioli siguiendo estas simples instrucciones.

Nuevos Contribuyentes

En el caso de contribuyentes nuevos, al efectuar su primer timbraje, la aplicación ofrecerá una cantidad de folios por defecto, el archivo de folios se puede descargar en una sola oportunidad, por lo tanto, no es posible parcializar en varios timbrajes. Esto implica que si descarga un valor inferior a lo ofrecido por el sistema no podrá obtener en el siguiente timbraje la diferencia, ya que en el próximo timbraje el contribuyente ya no es considerado un nuevo contribuyente, y como tiene folios disponibles para ser utilizados, deberá hacer uso de estos para alimentar el sistema. Posteriormente el sistema entregará folios sólo en caso que el contribuyente haga uso de los folios autorizados previamente a través de la emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) o la anulación de folios; condicionado a su comportamiento tributario. Esta etapa se materializa por la entrega del Código de Autorización de Folios.

Envío de DTEs

Para empezar, todo documento tributario electrónico que se genere con folio asignado debe ser enviado al servicio de Impuestos Internos vía Internet, previo al transporte de las mercaderías, al envío del documento al receptor electrónico o a la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico.

Los receptores podrán consultar la validez de un documento y su contenido a través del portal de SII y el software o solución que utilice. Con respecto a la consulta de contribuyentes autorizados esta solo se realizará a través de SII.

Pacioli gestiona el envío de documentos de manera automática y simple: Crear una Factura.

Recepción de DTEs

Aceptación comercial de DTE. La forma de recibir los DTEs dependerá de si quién los recibe es un emisor electrónico o no, en el caso que el receptor sea un emisor electrónico, estará obligado a ser receptor electrónico, el documento electrónico recibido le servirá como respaldo de la operación realizada en la contabilidad que deba mantener y las facturas que reciba en papel deberá ingresarlas al sistema al momento de generar los libros de compra y de venta electrónicos. Además es de responsabilidad de cada contribuyente rechazar un documento tributario electrónico recibido cuando:

  1. tenga errores en la confección del archivo electrónico que hacen imposible su lectura o el análisis de la información contenida;
  2. no se contenga en el archivo el tipo de que se trata, y su folio, el RUT emisor, el RUT receptor, la fecha de emisión, el monto total, el timbre electrónico y la firma electrónica;
  3. la firma electrónica sea inválida;
  4. la transacción sea inexistente; y
  5. haya error en el RUT emisor y/o error en el rut receptor.

Entre el emisor y el receptor puede haber acordada cualquier otra condición de rechazo. En el caso que el documento tributario electrónico sea rechazado por el receptor, no tendrá la obligación de registrarlo en los libros de compras y ventas ni de incorporarlo a sus registros contables. La aceptación comercial del DTE depende de un acuse de recibo.

Generación de Libros de Compra y Venta

Como parte de las obligaciones de un emisor de documento, la generación de la Información Electrónica de Compras y Ventas es usualmente la que presenta mayores inconvenientes. Las tareas relacionadas con los libros de compra son las siguientes:

  • Ingresar todos los documentos recibidos: Las empresas que sigan recibiendo facturas electrónicas en papel, deberán realizar el ingreso de cada documento al sistema de facturación que tengan implementado, el sentido de realizar este acción se debe a que el libro de compras y ventas que se envía al SII debe contener la información total de los documentos mencionados.
  • Verificar Datos en Libro electrónico. Es tarea constante la que debe realizar el área contable de cada empresa, la verificación de los datos en el libro electrónico, ya sea con la modalidad de uso que defina cada empresa. Verificando e ingresando cada documento al recibirlo o que en una fecha establecida decidan ingresar todos los documentos del mes a la vez.
  • Enviar Libro electrónico mensual de compra y venta. El envío de libros mensuales por parte del contribuyente es un obligatoriedad que asumen todas las empresas que facturan de forma electrónica. Este libro se debe enviar los 20 primeros días del mes siguiente, junto a la declaración de IVA.

Pacioli permite importar libros de compra, y la interfaz de consulta, generación y envío de los libros es sorprendentemente sencilla.

 

La Factura Electrónica impulsa la compra de equipos tecnológicos por las Pymes

Según estudio realizado en Julio de este año casi la mitad de las Pymes en Chile analiza la compra de equipos Tecnológicos.

Vicente Milán, gerente de Desarrollo de Mercado de Intel Chile, explicó que el Estado, “sin quererlo, ha ayudado a las pymes a modernizar este tipo de dispositivos, al migrar parte importante de sus contratos y servicios a elementos como ChileCompras o adoptar herramientas como la factura electrónica”. Los datos del informe señalan que el 86% de este tipo de empresas en Chile utilizan computadores ya sea de escritorio o portátil. Con la Factura manual, escrita a mano, las empresas no se veían obligadas a poseer computadores e impresoras, pero si estaban obligadas a realizar el timbraje en las dependencias del SII.
Con la Factura electrónica se reducirán costos, claro que este retorno económico será percibido en función de la cantidad de documentos tributarios que cada empresa emita, sin lugar a dudas el ahorro de tiempo será el beneficio que identificará la empresa de forma mas inmediata.

Con el almacenamiento digital de la Factura electrónica en los equipos y respaldos que estime la empresa también favorecerá al orden y mejor uso de los espacios en las empresas.

Las empresas al incorporarse a esta exigencia con anterioridad a los plazos, mejoran la imagen de credibilidad y transparencia dentro de la industria en la que se desenvuelven.

Las empresas contribuyentes de primera categoría al emitir factura electrónica pueden realizar el pago del IVA del día 12 al 20 de cada mes.

Otro gran beneficio de este proceso es la realización del Factoring electrónico, pues la cesión de facturas se realiza de forma simple y en línea, gracias al factoring muchas empresas logran el flujo financiero que posibilita el movimiento necesario para responder a compromisos y generar nuevas posibilidades de logro de utilidades.

En conclusión son importantes los beneficios que genera la Factura electrónica, mas allá de impulsar la compra de los equipos necesarios en cuanto a lo tecnológico, ya que finalmente la factura electrónica agiliza los procesos de las empresas.

Fuente – Australosorno.cl